文|张炜

　　档案文件需要较长时间的存放，为了避免出现纸张受潮、虫蚀、着火等问题，各单位每年都要花大量经费来管理文件。且档案因经常被翻看，不可避免地会发生损毁、遗失，影响档案的保存与利用。如何有效管理、检索与利用海量文件，是当前许多单位亟待解决的问题。目前，信息技术已经成为经济和社会发展的一个重大契机，现代信息技术将成为实现科学开发档案信息资源的关键因素。

　　事业单位档案信息化管理问题分析

　　整体档案管理水平落后。尽管社会各方面都在进步，但是在事业单位中，档案管理水平的提升并不明显，在整体上表现薄弱。一些事业单位并未配置独立的管理电脑，导致档案管理工作人员懈怠，部分机构并未安装专门的档案管理软件，仍需人工进行检索，获得档案信息的难度很大，既费时又低效。另外，有些事业单位的档案管理工作人员是由其他部门调入的，没有经过专业培训，无法胜任档案资料收集、整理和存储等工作。

　　缺乏长远的信息化建设规划。信息化时代，事业单位档案管理工作是一项系统性的工作，要统筹全局，将信息的收集、整理、分析和利用等各个环节融入事业单位的管理体系。档案管理工作的信息化建设和事业单位的信息化建设息息相关，各单位需要抓紧时间、加速进程，站在全局和长远的角度来统筹推进工作，促进事业单位档案管理工作的发展，确保机构效益最大化。

　　档案管理工作缺乏安全性。在信息化的时代，档案工作非常依赖信息化的技术和设备，尤其是事业单位的很多信息资料都属于机密，如果发生了信息泄露问题，就会对事业单位造成难以估量的损失，对事业单位的形象也会造成极大的损害。

　　事业单位档案管理信息化策略

　　增强事业单位档案管理信息化的意识。大数据时代，各行业都已经建立起与之相适应的档案信息化管理体系。事业单位应从组织干部和领导的知识创新入手，突破传统的用人机制和信息化管理的障碍。可通过举办专题讲座和工作会议，使事业单位上下形成对信息的统一认识，吸取传统档案管理工作的经验和长处，主动运用先进的管理装备和软件系统，让工作人员能够更好地掌握档案信息化管理的知识和技能，从而推动档案信息化工作的有序开展。

　　完善档案信息化管理系统。在信息化的背景下，要建立一个完备的档案信息管理系统，需要设定不同的储存格式和方法，以便浏览和使用；可扫描并上传纸质文件，在网络中实现双重备份，系统中实现资源共享，方便各部门人员查阅与使用资料。同时，还需要建立档案信息化管理系统，要结合自身的发展方向，积极学习其他优秀事业单位的先进管理经验，建立健全信息化档案管理体系，设立档案信息部门，由主管单位直接负责，提升机构的内部运作效率，促进事业单位的稳定发展。

　　加强档案保密安全保护。在进行档案信息化管理时，也要注意避免因突发事件或灾害而造成的档案信息损失。对于更新后的文件，需要用云存储、磁盘存储、网络存储等多种方式进行备份，注意使用加密软件来保护数据的安全。管理人员要定期检查硬件设备的工作环境和设备的运行状况，同时要对硬件设施进行定期的维修，对设备的运行状况进行详细记录，对有问题的设备和零件要及时更换，保证硬件正常运转。严密监测室内温湿度，避免因设备损坏而导致资料遗失。机房附近需要严格的监视和约束，禁止无关人员进入。定期更新系统防火墙，以保证能够及时修补网络系统中的漏洞，使档案得到严密的保护。

　　事业单位档案管理建议

　　增加档案设备的投资。长期以来，不少机关单位以资源匮乏为由，削减对档案工作的投入。要促进我国基建单位档案工作的信息化，必须增加基建工作档案管理方面的投入。比如，对档案装具进行升级，将易腐朽的木质装具替换为便于保存和携带的铁制装具；持续更新文件，改善档案的基础设施；购买电脑、复印机、碎纸机、空调、除（增）湿机、扫描仪、数码相机等。

　　强化档案工作人员的专业素质。只有培养出优秀的人才，才能推动档案管理信息化建设。要对参与档案工作的人才进行职业的岗位前训练，使他们能更快地适应行业的特点和要求；还可以实行以老带新的策略，让那些临近退休的档案管理人员发挥余热，将其在实践中总结出来的工作经验传授给新人。

　　制定文件管理条例。在建立档案信息化过程中，要从实际出发，建立一个规范化的管理体系，将相关的责任划分清楚。保证网络和资料的正常运作，建立与之相匹配的档案管理体系，完善电子文件工作的各个环节和程序，建立必要的监管制度。此外，档案管理的规范化，应从档案的整理、统计的规范化、服务的规范化、各种技术的规范化等几个方面来进行，否则将导致档案信息网络运转不畅、资源交换困难。

　　在新的形势下，事业单位要强化信息化理念，在信息化设备、软件和人才方面加强建设，完善管理制度和体制，强化档案的安全性，提高事业单位的工作效率，促进事业单位的健康发展。H

　　（作者单位：省海洋与渔业科学院）

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